云南中医药大学教育基金会档案管理办法
（试行）
第一章 总 则
第一条 为规范云南中医药大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案管理，有效保护和利用档案，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》《社会团体登记管理条例》《基金会管理条例》和学校档案管理办法等规定，结合基金会实际，制定本办法。
第二条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是基金会工作查考和理论研究的依据，是学校档案的重要组成部分。
第二章 档案管理
第三条 基金会档案工作在理事会的领导下，由基金会秘书处办公室具体负责，接受学校档案馆的业务指导，定期向学校档案馆移交档案。
第四条 基金会秘书处办公室指定专人负责档案管理工作，负责基金会档案的收集、整理、立卷、归档和保管，并将其列入岗位职责范围。
第五条 档案管理人员的职责：
（一）档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规，履行档案管理工作职责。
（二）档案管理人员应努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。
（三）档案管理人员应定期做好基金会档案材料的收集、整理、立卷、归档和保管工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。
（四）对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。
第六条 归档范围。以反映基金会业务活动所产生的具有保存价值的文件材料为重点，对纸质文件材料和电子文件材料实施同步归档。主要包括：
（一）管理类：基金会注册成立和运行的各种证照；重要的会议文件、会议记录及纪要；工作报告；收发的各种通知、规定、请示、批复等；签订的合同、协议；关于人事管理、党政管理类的文件材料等；开展重要业务活动、交流活动形成的材料等。
（二）财会类：基金会在财务管理工作中和会计核算活动中形成的文件材料，如各种会计凭证、财务报告、审计报告、银行对账单等。
（三）实物类：基金会在各项业务活动以及对外交流活动中形成的具有保存价值的实物，如礼品、纪念品、题词、获奖证书等。
（四）其他具有保存价值的档案。
第三章 档案管理要求
第七条 基金会归档文件材料以“件”为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复为一件。
第八条 基金会可按时间顺序排列编写案卷号。
第九条 归档材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行，会计档案管理应严格按照《会计档案管理办法》执行，捐赠物资管理按照《云南中医药大学捐赠物资接受及领用管理暂行办法》执行。
第十条 基金会材料建档后，要及时收集、整理、补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。
第十一条 基金会档案有专门的地点存放，配备必要的保管装具，并设有防火、防盗、防有害生物等安全设施,确保档案的安全保管。档案管理人员定期检查档案的保管状况，发现问题及时解决。
第十二条 归档时间。年度结束后，所有档案资料应于次年6月底前移交归档到学校档案馆。重大活动、重要会议等档案应在活动、会议结束后2个月内归档。
第十三条 对保管期限已满、已失去保存价值的档案，基金会会同学校档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册，经理事会批准，派专人监销，履行销毁手续。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十四条 工作人员因工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第十五条 有下列行为之一的，基金会依据有关规定对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予处理；构成犯罪的，提交司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第四章 档案使用
第十六条 建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的审批和登记手续。利用基金会的开放档案，按学校档案管理办法的有关规定办理；对于未开放的本基金会档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：
（一）本基金会人员因公查阅本基金会档案，需向档案管理人员说明事由，方可查阅。若需借用档案，须填写档案借阅单，并签字。借用完毕及时归还。
（二）非基金会工作人员如有需要利用档案，须经相关单位批准并经基金会理事长同意方可查阅。
（三）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会理事长批准并备案。档案利用人应按时归还，严格遵守借阅制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者，视情节轻重，给予处理。
第五章 附 则
第十七条 本办法由基金会秘书处办公室负责解释和修订。
第十八条 本办法自颁布之日起执行。
